بألفاظ غاية في الروعة والإبداع، وأساليب ذات تسلسل منطقي، نعرض لكم خطوات كتابة نموذج محضر اجتماع، بأحدث أسس الكتابة الحديثة.

وللحصول على خدمة كتابة نماذج محضر اجتماع، والحصول على خدماتنا في كتابة الخطابات يُرجى التواصل معنا عبر رقم الواتساب: 0556663321

نموذج محضر اجتماع

قد يظهر للبعض أن كتابة نموذج محضر اجتماع، بأنها أمر غير مهم،  أو أنه شيء مخصص للشخص المتدرب، وفي الغالب  يُنظر إلى الاجتماعات ذاتها على أنها ضياع للوقت ولا يلزم  توثيقها بشكل أكبر.

ومع ذلك فإن أي إهمال لتدوين نموذج محضر اجتماع يعتبر خطأ فادحًا يمكن أن يكون ذات تكلفة عالية من حيث  ضياع الوقت والموارد.

وإذا كان لدى الشخص سبب وجيه لعقد أي اجتماع، فإن محضر الاجتماع هو الأداة الفعالة بشكل كبير، من أجل إبقاء الجميع على الموضوع بدون تشتيت أو إذهاب للوقت في غير موضوعات الاجتماع.

وفي هذا المقال سوف نوضح لكم ماهية نموذج محضر اجتماع، وما هي أهم استخدامات ذلك المحضر،  وأهم العناصر التي يلزم الاهتمام بها عند كتابة محضر الاجتماع، ثم نوضح لكم كيفية تعبئة نموذج محضر اجتماع.

 ماهية نموذج محضر اجتماع

نموذج محضر الاجتماع هو التقرير التفصيلي الذي يتضمن جميع الأعمال التي تم طرحها في الاجتماع، واقتراح المعالجات والحلول للمشاكل والعقبات التي تواجه العمل، إضافة إلى تعزيز الجوانب الإيجابية.

أهم استخدامات نموذج محضر الاجتماع

يوثق نموذج محضر الاجتماع أهم العناصر والنقاط التي تم مناقشتها أثناء الاجتماع الدوري. وتتمثل أهم استخدامات محضر الاجتماع وفوائده في الآتي:

إبلاغ الأعضاء الغائبين عن الاجتماع بالمناقشات والقرارات التي تم اتخاذها وإقرارها خلال جلسة الاجتماع.

يعتبر محضر الاجتماع بمثابة السجل العام لمناقشة مختلف القضايا يمكن لرجوع إليه في المستقبل

توفير محضر الاجتماع المادة الجاهزة للاجتماعات المقبلة التي تعتمد على البيانات والمعلومات الناتجة عن الاجتماعات السابقة.

ومن فوائد توثيق الاجتماع هو التذكير بخطوات العمل السابقة، والبناء عليها لاحقًا.

في نموذج محضر الاجتماع يتم تدوين الملاحظات والمقترحات، ومن خلال ذلك يتم ضمان عدم ضياع الأفكار المطروحة أو أي شيء تمت مناقشته في الاجتماع.

 نموذج محضر اجتماع جاهز

في بعض الأحيان يكون كتابة نموذج محضر الاجتماع مطلوبًا بموجب القانون، ومن ذلك الاجتماعات التأديبية مع بعض الموظفين أو عند النزاعات القانونية. ومع ذلك فإن معظم الحالات، يكون الأمر عائدًا لك تمامًا فيما إذا كنت ترغب في كتابة نموذج محضر اجتماع أم لا.

وتكمن أهمية كتابة نموذج محضر اجتماع في الآتي:

يوفر محضر الاجتماع سجلًا مكتوبًا بالأشياء التي تم الاتفاق عليها أثناء الاجتماع وتأسيس فهم مشترك للنتائج التي تم الاتفاق حولها.

إذ إن ذلك يعتبر مصدرًا مهمًا للمعلومات يسمح من خلالها للمشاركين التأمل فيما حصل في الاجتماعات. ويعتبر نموذج محضر الاجتماع المكتوب أفضل طريقة يمكن من خلالها تجنب سوء التفاهم الناتج عن الأشخاص الذين لديهم معلومات مختلفة عن الاجتماع.

إخطار الموظفين بالمهام الموكل إليهم القيام بها، ووضع جداول زمنية محددة وواضحة من أجل أن يبقى الجميع على المسار الصحيح المرسوم.

توضيح الخطوات التالية التي يجب القيام بها وإنجازها، وتحديد الشخص المسؤول عن تنفيذ تلك الخطوات، والتأكد من عدم نسيان أي خطوة من خطوات العمل.

يعد محضر الاجتماع المصدر الأساسي للمعلومات والأفكار التي مناقشتها للأعضاء الذين تغيبوا عن الاجتماع لم يتمكنوا من الحضور.

يساعد نموذج محضر اجتماع أصحاب العمل الآخرين على البقاء على اطلاع دائم، لما يحصل، ومن ذلك عندما تؤثر نتائج الاجتماعات على الأنشطة التعاونية أو المشتركة بين الأعضاء أو المشاريع في الشركة.

يلزم أن يسمح أي نموذج محضر اجتماع للأعضاء المشاركين بالعودة إليه، من أجل مراجعة الأفكار والأطروحات الرئيسية ونقاط المناقشة التي ترتب عليها اتخاذ ذلك القرار.

بدون توثيق ما يدور في جلسات الاجتماعات من خلال كتابة نموذج محضر اجتماع، فإنه من السهولة بمكان أن يتم نسيان سبب اتخاذ بعض القرارات، وهذا قد يؤدي إلى تكرار انعقاد الاجتماع مرة أخرى من أجل أن تتم إجراء مناقشة ذلك الأمر أو تلك القضية.

كتابة محضر نموذج محضر اجتماع

لكي يكون نموذج محضر الاجتماع انعكاسًا دقيقًا لما حصل أثناء الاجتماع، فإن هناك بعض العناصر والبنود التي يجب أن يتم تضمينها في نموذج محضر الاجتماع.

فبعض المؤسسات والشركات تستخدم  نموذجًا محددًا من أجل قياس محضر الاجتماع، ويكون في الغالب لها تنسيق خاص بها، حيث إنه قد يختلف ترتيب العناصر المكونة للمحضر، لكنها في العادة تحتوي على الآتي:

العنصر الأول: عنوان محضر الاجتماع:

وفيه يتم كتابة اسم الفريق أو اسم اللجنة وتاريخ ذلك الاجتماع ومكان الاجتماع ووقته.

العنصر الثاني: الحاضرون في الاجتماع:

حيث يجب أن يتم تضمين أسماء كل الذين حضروا وشاركوا في ذلك الاجتماع وكتابة مسمياتهم الوظيفية، و كذلك الذين أرسلوا اعتذارًا لعدم تمكنهم من الحضور والمشاركة، إضافة إلى الأشخاص الذين يطلبون نسخًا من المحضر.

العنصر الثالث: اعتماد محاضر الاجتماع السابق والمصادقة عليه:

في الغالب يكون هذا هو العنوان الأول أسفل أسماء المشاركين في الاجتماع والغائبين عنه بعذر أو بغير عذر، وهذا يعتبر  نوعًا من أخذ الاحتياط بحيث يمكن التعرف عليها بسهولة. وهذا العنصر يوضح بالتفصيل ما إذا تمت الموافقة على جميع أعمال وقرارات نموذج محضر الاجتماع السابق، أو إن كانت هناك حاجة إلى أي تعديلات، وسرد أي إجراءات أو مسؤوليات معلقة.

أي عضو من أعضاء الاجتماع غير قادر على حضور ذلك الاجتماع ولكن لديه إجراءات معلقة من أجل أن تتم معالجتها من المحاضر السابقة، فإن عليه أن يقوم بإعطاء رئيس الاجتماع أو أمين سر المجلس تحديثًا عن الإجراء الذي اتخذه، حيث إن ذلك سوف يضمن  سير الاجتماع بكل سلاسة، من حيث وجود جميع المعلومات المناسبة.

العنصر الرابع: خطوات العمل في الاجتماع:

وهذا يعني اتخاذ الإجراءات اللازمة مع الأعمال غير المكتملة من الاجتماع السابق، إضافة إلى كل الأعمال الحالية والجديدة التي تتطلب مناقشتها في محضر الاجتماع الحالي.

والأعضاء الذين ليست لديهم القدرة على حضور الاجتماع  يجب عليهم إبلاغ رئيس الجلسة أو محضر الاجتماع بالتقدم الذي أحرزوه في أعمالهم.

العنصر الخامس: الإعلانات:

وفي هذا القسم من نموذج محضر اجتماع يتم تقديم تقارير عن أي إعلانات قام بها المشاركون في الاجتماع، أو أولئك قام بها الأعضاء الذين أرسلوا اعتذارهم عن حضور الاجتماع، بما في ذلك جدول الأعمال المقترحة للاجتماع القادم.

 العنصر السادس: إجراءات عقد الاجتماع القادم:

حيث يتم تحديد المكان الذي سيعقد فيه الاجتماع القادم، وكذلك توقيت ذلك الاجتماع.

العنصر السابع: إمضاء أمين سر المجلس: 

حيث يتم كتابة اسم من أعد المحضر الذي يعتبر أمين سر المجلس، وتاريخ تقديم ذلك المحضر والموافقة عليه. كما أن بعض محاضر الاجتماعات تتطلب أكثر من موقع عليها، وذلك كي يكون المحضر ذات طبيعة قانونية.

من القضايا الرئيسية التي يجب أن ينبه عليها الموظف المسؤول عن كتابة نموذج محضر اجتماع، التأكيد على أن تكون الملاحظات بشكل موجز، وغنية بالمعلومات بحيث تلخص ما دار في الاجتماع والنتائج التي حدثت.

كيفية تعبئة محضر الاجتماع الجاهز

قبل البدء في تعبئة نموذج محضر اجتماع جاهز، يجب أن تعلم أن كل مؤسسة أو شركة تسجل محاضر اجتماعاتها بشكل مختلف قليلًا عن المؤسسة أو الشركة الأخرى.

ولأجل ذلك يمكنك إجراء مناقشة مع رئيس مجلس الإدارة أو المدير التنفيذي،  أو أي مسؤول في المؤسسة حول أي تنسيقات التي من المتوقع أن تقوم باستخدامها.

قم بمراجعة نموذج محضر الاجتماع السابق من أجل تمشي على منواله.

يمكنك أن تطلب من رئيس مجلس الإدارة نسخة من جدول أعمال الاجتماع، ومن ذلك أسماء جميع الأعضاء الحاضرين، إضافة إلى الضيوف أو المتحدثين الذين حضروا الاجتماع.

إذا طلبت منك إدارة المؤسسة أو الشركة كتابة ملاحظات في الاجتماع، يمكنك تدوينها بخط اليد أثناء الاجتماع ثم تفريغها في نموذج محضر اجتماع جاهز.

استخدام نموذج محضر اجتماع جاهز يساعدك على الحفاظ على مزيد من المعلومات الدقيقة وكيفية تنظيمية متميزة.

من الواجب عليك عند كتابة محضر الاجتماع أن تعرف جميع المعلومات والبيانات التي يجب كتابتها وكيفية تقديمها.

يتضمن نموذج محضر اجتماع جاهز ما يأتي:

الموعد والتوقيت الذي بدأ فيه الاجتماع بشكل فعلي.

أسماء جميع المشاركين في الاجتماع وكذلك الغائبين عنه بعذر أو بغير عذر.

كل التعديلات والتصويبات على نموذج محضر الاجتماع السابق.

الموضوعات التي تم إضافتها إلى جدول الأعمال الحالي.

بيان إن كان النصاب القانوني لعدد الأعضاء موجودًا أم غير موجود.

جميع الطلبات التي تم تقديمها، وكذلك التي تم رفضها.

نتائج التصويت على موضوعات جدول الأعمال في الاجتماع.

الإجراءات التي تم اتخاذها أو التي تم الاتفاق على اتخاذها

الخطوات التي ستتم في المرحلة التالية.

الموضوعات التي سيتم احتجازها ولم تتم مناقشتها في الاجتماع.

الأعمال الجديدة التي تم القيام بها

تحديد تاريخ ووقت الاجتماع المقبل.

إن كان هناك تأجيل للاجتماع فيتم تحديد موعد الانعقاد مرة أخرى.

ومن أجل كتابة محضر اجتماع، قم بتسجيل المناقشات بموضوعية تامة، ثم تجنب الملاحظات التحريضية أو الشخصية.

أفضل أسلوب للقيام بذلك هو تجنب الصفات والظروف كلما أمكنك ذلك.

تأكد من لغتك لكي تعرف أنها واضحة ولا لبس فيها.

نموذج محضر اجتماع مدرسي جاهز

يرغب الكثير من الأشخاص في معرفة كيفية أعداد نموذج محضر اجتماع مدرسي جاهز، حتى يتمكنوا من تحديد كل المواضيع التي سوف تم مناقشتها في الاجتماع، وتوضيح كل المهام المطلوبة، ولأجل ذلك سنعرض لكم نموذجًا تطبيقيًا على ذلك:

إنه في تمام الساعة ….، من يوم ….، بتاريخ …. الموافق ….

عقد اجتماع تحت عنوان …. بإشراف مدير المدرسة الأستاذ ….،  وبحضور الأساتذة في المدرسة وهم:

الأستاذ ……

الأستاذ ……

الأستاذ ……

الأستاذ ……

الأستاذ ……

حيث بدأ الاجتماع بكلمة ترحيبية قدمها الأخ مدير المدرسة، وكان هناك بعض البنود التي تم ذكرها في الاجتماع، وهي:

وبعد ذلك تمت مناقشة أمور عديدة تتمحور حول بعض متطلبات واقتراحات أولياء الأمور والتلاميذ، ومن أهم تلك المتطلبات التي تم طرحها ومناقشتها ما يأتي:

وفي ختام الاجتماع اتفق الحاضرون على بعض القرارات المهمة التي سوف يتم تطبيقها ابتداء من الأسبوع المقبل، كما تم الاتفاق على موعد اجتماع الشهر القادم، لكي يتم التأكد من تحقيق جميع الأهداف التي تمت مناقشتها من قبل الحاضرين، ومعرفة نتائج الاجتماع.

أمين سر المجلس/

التوقيع/

مدير المدرسة/

التوقيع/

اقرأ أيضًا: نموذج عقد عمل رسمي وخطوات تقديمه

نموذج محضر اجتماع مجلس إدارة

إنه في يوم ….، بتاريخ ….، الموافق …. في تمام الساعة …

قام  رئيس مجلس إدارة المؤسسة بعمل اجتماع دوري بحضور المدير العام للشركة،  وبحضور كل من الإخوة التالية أسماؤهم:

وقد تغيب عن حضور الاجتماع الإخوة:

وبعد مناقشة بعض الأعمال والأمور المهمة، تمت الموافقة على قبول الأخ ….. للانضمام إلى رئاسة مجلس الإدارة.

وقد تم الاتفاق على خطوات سير العمل خلال الفترة المقبلة، والعمل على زيادة نسبة المبيعات، من أجل تحقيق أرباح بنسبة تصل إلى … خلال الفترة من ….، إلى ….

وتم انتهاء الاجتماع في يومه وتاريخه في الساعة الواحدة والنصف ظهرًا.

رئيس مجلس الإدارة …

الإمضاء …..

تناولنا في مقال نموذج محضر اجتماع كيفية كتابة نماذج الاجتماعات، وأهمية تلك المحاضر وفوائدها، إضافة إلى عرض بعض تلك النماذج.

وللحصول على خدمة كتابة نماذج محضر اجتماع يمكنكم طلب الخدمة مباشرة من خلال التواصل معنا على هذا الرقم: 0556663321