طريقة صياغة خطابات شركات بشكل احترافي

بكل تفنن وأناقة ولباقة في العرض والأسلوب نحرص على طرح موضوع مهم بتفاصيل منوعة حول خطابات شركات
إنه الموضوع الذي يهم القراء المنتسبين لهذا القطاع.

حيث نوضح لهم فيه أهمية هذه الخطابات، والفكرة الأساسية التي تتضمنها.

وحرصنا فيه على طرح أبرز العناصر الأساسية التي يجب أن يتضمنها هذا النوع من الخطابات، مع إرفاق النماذج التطبيقية المميزة الموضحة للجوانب النظرية.

ونسعد بتواصلكم معنا على تطبيق الواتساب عند احتياجكم للخدمات النوعية التي نوفرها في كتابة الخطابات، حال تواصلكم معنا على رقمنا التالي:0556663321

خطابات شركات

عودناكم على طرق المواضيع التي يكون الناس في أمس الحاجة لمعلومات دقيقة عنها، وتكون من الأهمية بمكان بالنسبة لهم بحيث يتوجهون للمواقع الرصينة لاستقاء المعلومات الموثوقة.

ونحن اليوم بصدد الحديث عن موضوع خطابات شركات، إنه موضوع مهم بالنسبة للكثير من العاملين في قطاع الشركات.

إن هذا النوع من الخطابات هو عبارة عن الوثيقة التي يتم من خلالها مخاطبة إحدى الشركات، وهذا الخطاب يكون رسمي الصيغة والغرض.

لذا فهو مهم بالنسبة للمرسل وللمستقبل، وهذا يعني أنه يجب أن يتم صياغتها بشكل رصين واحترافي، ويعكس احترافية الشركة المُرسل إليها، وتقدير الشركة التي أرسلت الخطاب لها.

ومن المهم في هذه الخطابات الاعتناء بعناصر هذا الخطاب، كي تطل صيغة الخطاب بشكل مناسب، ويتحقق غرض الخطاب بكل سلاسة.

ويشترط فيها التناسق والمقدرة على توصيل المعلومات التي تريد الجهة المرسلة أن توصلها إلى الجهة المستقبلة بشكل سليم.

ولكي تطل خطابات شركات بالهيئة الرسمية التي يريدها أصحاب الخطاب فإنه لا بد من توافر مجموعة من الشروط التي من الجيد مراعاتها عند كتابة الخطابات الرسمية .

فإن كانت الخطابات تنطلق وتتوجه من شركة إلى شركة أخرى يجب أن تتم كتابتها عبر برنامج مايكروسوفت وورد.

إن التطبيقات الكتابية التي وفرتها الشركات العالمية العملاقة مثل شركة مايكروسوفت جعلت أمر كتابة أي خطابات شركات شيئًا غاية في البساطة والسلاسة.

وصارت هي الطريقة الرسمية المعتمدة في أغلب خطابات شركات تتوجه بها الشركات لإنجاز مجموعة من المعاملات الرسمية فيما بينها.

إن هذه التطبيقات الكتابية بما توفره من تنسيقات مميزة تجعل إطلالة الخطاب الرسمي مميزًا، والخط واضحًا ومفهومًا لا لبس فيه ولا تمويه.

ويكون من الجيد أن تكون خلفية الخطاب بيضاء، وكتابة الخطاب بالخط الأسود الواضح، ويكون هناك جملة من التناسق بين كل سطر وآخر.

وفي حالة رغبة صاحب الخطاب أن يكتب الخطاب باليد فيجب أن يكون خطه جميلًا، وواضحًا قدر المستطاع ليفهم المستقبل غرض الخطاب بسرعة.

ويشترط أن يحمل الخطاب الطابع الرسمي لكتابة أي خطابات شركات رسمية، وأن تتم كتابته على ورق أبيض بالقلم الجاف الأزرق ليبدو منظر الخطاب جميلًا.

ومن الجدير بالذكر أنه يجب في كلتا الحالتين أي حالة كتابة الخطاب بطريقة التطبيقات الإلكترونية، أو كتابته بخط اليد أن تشتمل خطابات شركات على العناصر الرئيسية الخاصة بطريقة صياغة هذا الخطاب.

نماذج خطابات شركات

أما عن أبرز العناصر التي يجب أن تتضمنها نماذج خطابات شركات التي تكون قد صاغتها الشركة بشكل مسبق ليتم استخدامها حين الحاجة لها فهي كالآتي:

من الضروري عند كتابة خطابات شركات كتابة التاريخ باليوم والشهر والسنة بشكل بارز وصحيح في أعلى الخطاب.

كما يلزم كتابة اسم الجهة المرسلة، وبطبيعة الحال أن يكون الخطاب له جهة مرسلة فلا بد أنه يتوجه لجهة هي الجهة المستقبلة لهذا الخطاب.

ولا بد من توضيح اسم المؤسسة أو الشركة بشكل صحيح، فمن المعروف أنه يحدث في بعض الأحيان وجود تشابه وتقارب في مسميات الشركات الموجودة في سوق العمل الواحد، وهذا يجعل الدقة هنا أمرًا أساسيًا.

وبعد كتابة تلك التفاصيل يمكن للجهة المرسلة أن تبدأ خطابات شركات الخاصة بها بتقديم التحية، إما من خلال كتابة عبارات التحية المعروفة مثل السلام عليكم، أو تحية طيبة ، أو طيب الله بالخير أوقاتكم، وغيرها.

ينتقل بعدها كاتب الخطاب إلى توضيح الهدف المنشود من إرسال هذا الخطاب إلى الشركة المعنية بالأمر، وذلك يتم بشكل موجز ومكثف في ذات الوقت.

وعند مخاطبة شركة ما يجب استخدام صيغة الجمع عند مخاطبة الشركة، وهذا الأمر معروف في خطابات شركات حتى وإن كان الخطاب موجّهًا إلى شخص واحد في تلك الشركة، وهذا هو المتعارف عليه.

بعد عرض التفاصيل الخاصة بموضوع وغرض خطابات شركات يمكن أن ينتقل كاتب الخطاب لآخر عنصر يتضمنه الخطاب، وهو بالتأكيد أهم عنصر لا يكتمل تكوين الخطاب إلا به.

نتحدث هنا عن التوقيع الذي من الضروري أن يدرج في نهاية الخطاب بالاسم وتاريخ التوقيع أيضًا ورقم بطاقة الهوية الخاصة بممثل الشركة التي أرسلت الخطاب.

ونختم هذا المحور بالتنبيه إلى أهمية الاهتمام بشكل وتنسيق الخطاب، إلى جانب عدم وجود أخطاء إملائية في سياق الخطاب يجعل الخطاب الرسمي رصينًا ومؤثرًا.

ومن الجيد أن يتم عرض خطابات شركات على مختص بالتدقيق اللغوي ليتأكد من كون الأسلوب الذي كتب به الخطاب سليمًا سواء كان مكتوبًا باللغة العربية أو اللغة الإنجليزية.

وبذا نكون قد تناولنا أبرز النقاط والعناصر والنصائح التي يجب أن يتضمنها خطاب شركات كي تكون خطابات تليق بالجهة المرسلة وكذا الجهة المستقبلة للخطاب.

تصميم خطابات شركات

وتوجد الكثير من الجهات والشركات المختصة بتصميم خطابات شركات تتعاقد معها الكثير من الشركات كي تكلفها بتصميم مجموعة من خطابات شركات تحتاج لها الشركة بشكل مستمر في تعاملاتها مع الشركات الأخرى.

وهذا الأمر يحقق للشركات فرصة تجهيز مجموعة من النماذج المصممة الجاهزة عن خطابات شركات يتوقع الاحتياج لها.

وهذا بطبيعة الحال سوف يوفر على تلك الشركات الوقت والجهد الذي يأخذه إعداد خطاب رسمي لشركة ما تود إرساله لشركة أخرى.

إن الشركات الموجودة في سوق العمل تتعلق بعلاقات متعددة مع الشركات الأخرى بشكل يجعل استخدام خطابات شركات ضرورة ملحة على الدوام.

إن أجواء التعامل بين هذه الشركة والشركات الأخرى تجعل الشركة مستعدة بمجموعة من قوالب جاهزة للخطابات احترافية تعرف كيف تجهز نفسها للمواقف الطارئة.

خطابات احتفال شركات

تتعدد الأغراض التي من أجلها تتم كتابة خطابات شركات، فهناك مناسبات ومواقف رسمية تستدعي كتابة خطابات رسمية.

كأن يتم عقد اتفاق شراكة وتعاون بين شركتين ما، أو يتم مخاطبة شركة ما بتزويد الشركة الأخرى بجملة من للمستلزمات التي تحتاجها الشركة التي أرسلت الخطاب.

وقد يتضمن خطاب شركة إلى شركة ما إشعار وتنبيه بأن خدمة من الخدمات المطلوبة منها لم يتم توفيرها برجاء توفيرها في القريب العاجل.

وإلى جانب العديد من الأغراض الرسمية التي من المتوقع أن يتم تقديمها من شركة لشركة أخرى هناك خطابات غير رسمية تخص جانب الاحتفالات أيضًا.

إن خطابات شركات حين تكتب في هذا المقام تتملص قليلًا من الطابع الجدي الرسمي الذي تتسم به خطابات شركات.

ولأن غرض هذا النوع من الخطابات هو بث روح مشاركة الفرحة للجهة الأخرى فإنها تتسم بنكهة الفرح والبهجة
فقد يكون هذا النوع من خطابات شركات فيه دعوة من قيادة شركة ما لدعوة قيادة الشركة الأخرى المستلمة للخطاب لمشاركتهم فرحتهم واحتفالهم.

خطابات انجليزي شركات

في الشركات التي تتعامل باللغة العربية فإنها تعتمد التخاطب فيما بينها بخطابات عربية، ولكن بعض الشركات التي تعتمد إلى جانب العربية اللغة الإنجليزية فإنه لا بد من تقديم نسختين من خطابات شركات.

نسخة تكون باللغة العربية ونسخة أخرى تكون باللغة الإنجليزية، وبعض الشركات الأجنبية تعتمد اللغة الإنجليزية فقط في نظامها فهنا يتم الاعتماد على تقديم خطابات شركات باللغة الإنجليزية فقط.

وعلى كل ننوه إلى أنه يجب مراعاة توفر العناصر التي ذكرناها في محاور سابقة سواءً في الخطابات المكتوبة باللغة العربية، أو تلك التي كتبت باللغة الإنجليزية.

إن توافر تلك العناصر مهم بالضرورة كي يستقيم مضمون الخطاب، ويتحقق غرضه ومغزاه بكل وضوح ودقة ورسمية.

يبقى في هذا الصدد أن نقدم للقراء الأعزاء بعض النماذج المفيدة التي توضح أشكال وصيغ خطابات شركات تصلح للتداول واستخدامها في المناسبات والأغراض المشابهة لها.

النموذج التطبيقي الأول

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، أما بعد …

السيد الفاضل/ ــــــــــــــــ رئيس مجلس إدارة شركة /ــــــــــــــــــــــــــ

يسعدني في بداية هذا الخطاب أن أقدم لكم خالص الاحترام والتقدير، والشكر والامتنان الجزيل على جهودكم المبذولة في رقي الشركة.

وأنوه لسيادتكم بأن هناك بعض القضايا التي لا بُد من النظر إليها جيدًا، لأنها قد أحدثت تأثيرًا ملحوظًا على مسار العمل داخل المؤسسة، وهذه النقاط على النحو الآتي:

……………..
…………….
…………….

هذا ونأمل منكم التعاون المعهود منكم في كل خطابات شركات تمت بيننا وبينكم على مدار سنوات سابقة طويلة من التعامل بيننا.

وأود أن أختم هذا الخطاب بتكرار شكري لتعاونكم الطيب معنا على الدوام.

وتفضلوا بقبول فائق الاحترام، والسلام عليكم ورحمة وبركاته.

مقدم الخطاب/ …….

في يوم/ …….

التاريخ/………

التوقيع/ ………

النموذج التطبيقي الثاني:

بسم الله الرحمن الرحيم

السلام عليكم ورحمة الله، وحياكم الله تحية طيبة، وبعد:

إلى السيد رئيس مركز / …….،، المحترم.

في البدء نشكر سيادتكم على كل الخدمات الاحترافية التي حظينا بها من قبل مركزكم خلال فترة التعامل بيننا التي تجاوزت عشر سنوات كما تعلمون.

ونحيطكم بالعلم أننا نتابع عن كثب على الدوام مدى النجاحات التي قد حققها مركزكم الموقر في جانب …….
وهذا يدعونا للفخر والاعتزاز الكبير بكم وبكفاءة مركزكم في احتراف هذا النوع من الخدمات خلال الفترة السابقة.

وهذا يجعلنا نتمنى لكم المزيد من التوفيق والنجاح، ولكم خالص الأمنيات بأن تشهد الفترة القادمة مزيدًا من التعاون والعمل بيننا وبينكم.

وهي فرصة مناسبة وأنتم تحتفلون باليوبيل الفضي لإنشاء هذا المركز العريق أن نهنئكم بهذه الإنجازات والمسيرة المشرفة.

ونعاهدكم بأننا مستمرون على اتفاقية الشراكة والتعامل الاحترافي بيننا وبينكم، وسنبذل كل جهودنا لاستمرار هذا التعامل النوعي.

وتقبلوا في الأخير خالص الامتنان والشكر لكم.

مُقدم الخطاب/ ــــــــــ

من مؤسسة/ ـــــــــــــــ

أرقام الهواتف/ ـــــــــــــــــ

التوقيع/ ــــــــــــــــــــ

وفي نهاية هذا المعروض نأمل أن نكون قد توفقنا في عرض التفاصيل الوافية المنتظرة عن موضوع خطابات شركات.

في هذا المعروض الاستثنائي قدمنا معلومات تفيد القارئ في فهم موضوع الخطابات التي من هذا النوع، كما وضحنا أبرز العناصر التي يجب أن تتضمنها.

ولم نترك جانب التطبيق مهملًا على اعتبار الفائدة القيمة التي يتضمنها، فهناك نماذج تطبيقية رصينة ومميزة تفيد القراء وتثري معلوماتهم.

وهي فرصة مناسبة لندعوكم للتواصل معنا على تطبيق الواتساب، وطلب الخدمات الاحترافية المميزة التي تحتاجون لها.

فقط عليكم مراسلة فريق خدمة العملاء الخاص بنا على رقمنا التالي:0556663321 وسنقدم لكم كل ما تطمحون له.