في تفاصيل منظمة ومرتبة نرصد موضوعًا يبحث عنه الكثير في مواقع ومحركات البحث في مختلف المؤسسات، نحن نتحدث عن موضوع: مذكرة الإحاطة.
وقد قدمنا في هذا المقال الفكرة العامة التي يتضمنها هذا الموضوع، وأبرز العناصر التي يجب أن يشتمل عليها لتكون المذكرة رسمية.
ونقدم في ذات الوقت أهم الأنواع التي تنبثق عن هذه المذكرة، ونضيف إلى ذلك أبرز الأهداف التي تسعى المذكرات من هذا النوع لتحقيقها.
كنا نقدم تفاصيل فرعية أخرى مفيدة لا غنى عنها في هذا الموضوع، وللحصول على مذكرة إحاطة يمكنك طلب الخدمة مباشرة من خلال التواصل معنا على هذا الرقم:0556663321
وتأكدوا أنكم معنا سوف تكونون مع أقوى العروض وأكثرها تميزًا وجاذبية، وبسعر تنافسي وتوقيت مناسب لكم.
جدول المحتويات
مذكرة الإحاطة
يتضمن هذا المقال المعلومات القيمة والمؤثرة عن موضوع: مذكرة الإحاطة، إن هذا الموضوع يبحث عنه الكثير لمعرفة التفاصيل المرتبطة به.
في البدء ننوه إلى كون هذا النموذج أي نموذج مذكرة الإحاطة تهتم مواقع الإنترنت المخالفة في وضع نماذج جاهزة منه تفيد القارئ الاستعانة بها وإجراء بعض التعديلات فيها والاستفادة من الإطار العام لهذا النوع من المذكرات.
في البدء نود التنويه إلى كون هذه النماذج الجاهزة تفيد في الاستضاءة بالعرض المعلوماتي الذي تتضمنه وطريقة كتابتها بشكل صحيح.
خاصة حين تكون مصاغة وفق أسلوب سهل يقبل عليها المطلعون، ويرغبون في الحصول على تلك النماذج الجاهزة للإفادة منها.
إن الأسلوب السهل بطبيعة الحال يوضح فيها المراد من هذا الخطاب، ويختصر وصول المعلومة للذهن في أقل وقت وأبسط مجهود.
ومن الجدير بالذكر أن استخدام مذكرة الإحاطة في المرافق المختلفة التي تتبع منها القطاع الحكومي أو الخاص يهدف إلى تحقيق جملة من الأهداف نرصد أهمها في النقاط الآتية:
أولًا: يهدف هذا النوع إلى لفت الانتباه إزاء أمر ما أو نقاط محددة بعينها، ويتم توجيه نظر المستهدف بهذا النموذج لينظر فيها.
فقد يكون تم من قبل التنبيه إلى ذلك الأمر بطريقة معينة غير مذكرة الإحاطة، لكن لم يجد مرسل مذكرة أي تجاوب من قبل المستهدف فينتقل إلى استخدام هذه المذكرة لتنبيهه.
فمثلًا يمكن استخدام مذكرة الإحاطة بغرض لفت الانتباه إلى بعض التفاصيل وليس كلها في العمل هذا إذا تم توظيف هذه المذكرة في المجال الوظيفي.
وهنا نوضح أن هذه المذكرة تختلف عن التقرير؛ لأن التقرير يقدم فكرة متكاملة عن النشاط بشكل كامل يتم تسليمه للمختص.
لكن المذكرة يقدمها الرئيس في جهة العمل بغرض توجيه نظر المرؤوسين إلى بعض النقاط في النشاط الواحد فقط وليس جميعها.
مثلًا: يمكن لمذكرة من هذا النوع أن تنبه إلى مشكلة صيانة الأدوات المستخدمة في جهة العمل تلك، والقصور الموجود في هذا الجانب.
ثانيًا: ينبغي أن يقدم الإنسان لمخاطبه الفكرة الواضحة للشيء الذي يريد أن يوصله له بطريقة مبسطة، ويساعده هذا النوع من المذكرات في شرح مفصل حول طبيعة العمل.
إن المذكرة في هذه الحالة تساعد على خدمة هذا الغرض بأفضل طريقة وأسلوب وذلك يرجع إلى مضمون هذه المذكرة وطريقة عرضها للموضوع.
ثالثًا: تخدم مذكرة الإحاطة بعض الأغراض التثقيفية التي تقدم للقارئ فكرة موضحة ومبسطة حول بعض القضايا والمواضيع.
إن طابع هذه المذكرات وعرضها للحقائق وهي مرفقة مع أدلة مدعمة تجعل القارئ يستطيع الاستعاضة بها أحيانًا عن قراءة كتاب متخصص في هذا الموضوع .
رابعًا: يمكن من خلال استخدام مذكرة الإحاطة القدرة على تقديم موجز ملخص وتوضيحي عن مشكلة أو موضوع محدد.
نموذج مذكرة الإحاطة
ومن أجل الحصول على طريقة احترافية لكتابة نموذج الإحاطة نسعد بتقديم هذا المحور الذي يقدم فيما يلي طريقة كتابته بشكل منظم ومرتب:
أولًا: لا بد أن تحتوي بداية المذكرة على البيانات الأساسية التالية:
لا بد من كتابة اسم الجهة المرسلة التي يتم إرسال النموذج لها، كما يجب كتابة اسم الشخص أو الجهة المرسل إليها النموذج.
وبالضرورة سيتم في عبارات موجزة توضيح الموضوع الذي تم كتابة النموذج من أجله، وإلى جانبه لا بد أن يتضمن نموذج المذكرة التاريخ الخاص بوقت كتابة وإرسال نموذج الإحاطة.
ثانيًا: يجب عند صياغة النموذج الخاص بهذه المذكرة أن يتجنب الكاتب الصيغ التي تشتمل على بعض الديباجات التي تكتب في أنماط وظيفية أخرى.
منها مثلًا: تحية طيبة، ومثل صيغة إلى صاحب السمو، أو إلى صاحب السعادة وغير ذلك من الصيغ التي تستخدم في مواضع أخرى وتكون هناك مستساغة.
لكنها في هذا النوع من المذكرات الرسمية يكون استخدامها غير مستساغ، لذا يفضل تجنبها والابتعاد عنها قدر المستطاع.
ثالثًا: عند البدء في كتابة المعلومات بشكل مباشر يفضل الاستعانة ببعض المصطلحات مثل: نحيطكم علمًا، ننوه إلى سيادتكم، نطلعكم على، نظرًا إلى، وبالنظر فيما سبق، وفيما يتعلق بأمر، وما ماثل ذلك من الصيغ المشابهة.
رابعًا: ينبغي عند ترتيب فقرات المذكرة الحرص على مراعاة ألا تزيد كل فقرة متكاملة على خمسة أسطر؛ لأن هذا الحد هو المقبول لكي يضمن انتباه القارئ.
وهذا الأمر يكون مناسبًا في الحالات التي تكون فيها مذكرة الإحاطة طويلة وذات معلومات متعددة وكثيرة ومتشعبة.
خامسًا: يلزم من كاتب المذكرة أن يحرص على أن تكون مدعومة بالبراهين والأدلة الكافية للتأكيد على صحة المعلومات الواردة في النموذج.
سادسًا: ينصح عند صياغة أفكار المذكرة تجنب المصطلحات التي لن يضر غيابها على إفادة القارئ على اعتبار أن القارئ ربما يستوعب معناها وربما لا يستوعب ذلك.
وإلى جانب ذلك من الأفضل تجنب المصطلحات الصعبة التي ترتبط بتخصصات علمية وتقنية معينة، فقد تكون الخلفية الثقافية للقارئ سطحية و لا تتيح له فهمها.
سابعًا: يستحسن أن يتم ابتداء المذكرة بملخص يتضمن بعض النقاط، ثم يتم الانتقال في كل نقطة إلى تفريع عنوان جديد يقوم بذكر التفاصيل المرتبطة بهذه النقطة.
ثامنًا: يفضل في هذا النوع من المذكرات تجنب التعميمات والمعلومات التي لا يكون فيها ما يدعم الحقائق الواردة في المذكرة.
ويستحسن استخدام اللغة البسيطة التي تكون سهلة القراءة والفهم، وفيها من الوضوح ما يكفي لبيان محتوى النموذج.
تاسعًا: ننوه في هذا الصدد أنه إن كانت مذكرة الإحاطة موجهة لشخص يوجد معه علاقة شخصية مع كاتب المذكرة فيستحسن استخدام الضمائر أنا، نحن.
عاشرًا: يجدر التوضيح أن مذكرة الإحاطة تكتب في حدود لا تتجاوز الصفحتين على أقصى تقدير، وإذا تجاوز ذلك فإنه يتم اعتبارها تقريرًا كما وضحنا ذلك في محور سابق.
ومن أبرز الخواص التي تميز الغرض الذي يرتبط بشأن هذا النوع من المذكرات هو كونها تتميز بالدخول في صلب الموضوع الذي تهدف المذكرة لتوضيحه بشكل مباشر.
وإلى جانب ذلك يتميز أسلوب مذكرة الإحاطة بعدم تشتيت الانتباه بعوامل أخرى فرعية من المحتمل أنها تصرف الانتباه وتشتته.
إن النقاش في هذه المذكرة يكون في الأساس متمركزًا حول محور وموضوع بعينه، وهو إلى جانب ذلك يتسم بالوضوح والبساطة والإيجاز والاختصار.
ومن أنواع المذكرات الداخلية التي ينتمي لها مذكرة الإحاطة ننوه إلى أنه توجد إلى جانبها أنواع أخرى من المذكرات مثل مذكرات الاستفسار وكذا المذكرات المعلوماتية.
انواع مذكرة الاحاطة
ونخصص هذا المحور لاستعراض طريقة كتابة نموذج الإحاطة بشكل رسمي متميز مناسب، تابعوا معنا؛
النموذج التطبيقي:
المملكة العربية السعودية
إدارة مستشفى ………………
بسم الله الرحمن الرحيم
إلى: …………………..
من: …………………..
الموضوع: مذكرة إحاطة.
التاريخ: …../…../…..
نطلعكم أن العينة التي تم تسليمها مؤخرًا بتاريخ …./…./…. من الأدوات الطبية قد تم قبولها والموافقة عليها؛ فقد تمت مطابقتها مع المعايير الخاصة بالسلامة المتفق عليها.
وننوه أن جزءًا من المعدات الطبية الخاصة بقسم المختبرات فقط خالفت المواصفات المتفق عليها في: النقاط والجوانب التالية:……………………………………………..
وبعد فحصها والتدقيق فيها تأكد أنها بالفعل غير مطابقة لمعايير الجودة المهنية التي يشترطها المستشفى ووزارة الصحة.
ونرفع لسيادتكم هذه المذكرة كي تكونوا على اطلاع بهذا الوضع، وتقوموا بإرجاع هذه الطلبية واستبدالها بالمعدات المناسبة التي يحتاج لها قسم المختبرات في المشفى.
ومن أجل تجنب تأخر سير العمل في القسم ننوه لكم بأن المعدات المطلوبة سنوضحها في هذه النقاط مرفقة مع نوعية المعدات ورقم موديلها:
……….
……….
………
……..
ونحتاج هذه المعدات في القريب العاجل من أجل تجاوز العجز الحاصل في هذا القسم، مع العلم أنه بفضل الله قد تم تغطية العجز الموجود في بقية الأقسام في المشفى.
وفي هذه المذكرة نرفق بالطلبيات التي يحتاجها المشفى في الفترة القادمة من أجل أن تعملوا على توفيرها مبكرًا، ولا يحصل ما حصل في هذه المرة من العجز وتعطيل العمل.
ولأننا جميعًا نحرص على مصلحة العمل، فإننا بدورنا في قسم الموارد البشرية نقدم مذكرة الإحاطة هذه مع خالص أمنياتنا بالتفاعل الإيجابي من قبلكم.
وإننا نطمح إلى التعاون المنتظر منكم كي تسير الأمور على الوضع الصحيح الذي يجعل العمل في المشفى منضبطًا بشكل صحيح.
أما عن الطلبية الخاصة بقسم المختبرات فبالإمكان أن نصمد في القسم بدونها خلال مدة لا تتجاوز الأسبوع الواحد، ولا بد من توفيرها على وجه السرعة كي نتجاوز هذه الأزمة على خير.
مقدم المذكرة: قسم الموارد البشرية في المستشفى.
توقيع رئيس القسم: ………………….
أمثله مذكرة الاحاطة
وننوه للقراء الأكارم أن هذه المذكرة قابلة للتعديل والإضافة فيها بحيث يمكن استخدامها مع الشركات والمؤسسات والمدارس ومختلف المؤسسات التعليمية المختلفة.
وبالترتيب نفسه والتنظيم والخواص التي تم وضع النموذج السابق وفقها يمكن تسخير الكاتب بعض وقته وتركيزه ليحصل على نموذج جديد من هذه المذكرة.
كما أن الأهداف التي يحققها هذا النوع من المذكرات لا شك يمكن أن تخدم المواطنين في جهات العمل وجهات التعليم التي تنسبون لها بالتأكيد.
اقرأ أيضًا: نموذج عقد عمل رسمي وخطوات تقديمه
شرح معنى مذكرة الاحاطة
إنها باختصار مذكرة رسمية يكون كاتب المذكرة لديه مطلق الصلاحية في استخدامها لتسليط الضوء على موضوع بصورة كاملة وربما يقتصر على عرض جانب منها فقط.
وربما يتجاوز في عرضه جوانب معينة من القضية التي يناقشها ويركز على قضية وجانب واحد فقط هذا الأمر تقدم لكن بكل اختصار.
إن طابع هذه المذكرات وعرضها للحقائق وهي مرفقة مع أدلة مدعمة تجعل القارئ يستطيع الاستعاضة بها أحيانًا عن قراءة كتاب متخصص في هذا الموضوع .
القراء الأحبة:
نسعد في هذا المقال أن نسلط الضوء على موضوع فعال وحيوي لا بد أن غالبية جهات العمل والتعليم تستخدمه وهو موضوع مذكرة الإحاطة.
وقد وضحنا بشكل مبسط وقريب من الفهم التفاصيل المفيدة عن هذا الموضوع في بوتقة كتابية فريدة متألقة لا تخلو من التأثير والجاذبية.
وللحصول على مذكرة إحاطة يمكنك طلب الخدمة مباشرة من خلال التواصل معنا على هذا الرقم:0556663321
وثقوا أنكم مع عروضنا الاحترافية سوف تتمتعون بأرقى الخدمات وأجودها وأكثرها مناسبة في السعر والتوقيت.
