أعزائي المتابعين، على متن سطورنا المضيئة بالمعرفة والمهارة، نقدم لكم مقالنا: “كتابة الخطابات الرسمية” الذي نستعرض لكم من خلاله جميع المعلومات المتعلقة بهذا الموضوع، وناقشناه من جميع جوانبه المختلفة وأقسامه المتنوعة.
للحصول على خدمات كتابة المعاريض والرسائل الرسمية والتقارير والبرقيات المختلفة يمكنك طلب الخدمة مباشرة من خلال التواصل معنا عبر هذا الرقم: (0556663321)
جدول المحتويات
كتابة الخطابات الرسمية
تعد الرسائل والخطابات هي أحد أنواع التواصل: الشفهي والمكتوب تحتوي على معلومات أو رسائل مرسلة من طرف إلى آخر لإيصال رسالة محددة، والتي ترسل من قبل أحد الأطراف لتقديم معلومات تأكيد مهمة.
وهناك نوعان من الخطابات، بما في ذلك الخطاب الرسمي، والذي يستخدم للتحدث رسميًّا عن الأعمال لتحديد أهداف محددة، ويتم فيه كتابة الحروف بلغة واضحة وبسيطة يمكن قراءتها وفهمها بسهولة.
من ناحية أخرى، يتم كتابة الخطابات الرسمية أو الرسائل غير الرسمية للأصدقاء والأقارب لغرض التواصل الشخصي وبنبرة غير رسمية، بل عاطفية.
معايير كتابة الخطاب الرسمي
لذلك، نقول إن كتابة الخطابات الرسمية يجب أن تكتب بلغة مهنية بصيغة محددة للأغراض الرسمية، أي يمكن أن تكون كتابة الخطابات الرسمية توصية أو رسالة استفسار أو “خطاب شكوى أو خطاب تعيين” وغيرها من كتابة الخطابات الرسمية.
تُستخدم هذه الرسائل لأسباب مختلفة مثل الدعوة الرسمية وعرض العمل والإحالة والشكوى أو الاستفسار والتقدم للوظيفة، والتي يجب فيها مراعاة ما يلي عند كتابة الخطاب الرسمي:
- إن تكون كتابة الخطابات الرسمية بتنسيق معين.
- عند كتابة الخطابات الرسمية علينا تجنب الكلمات غير الضرورية.
- أن يتم من خلال كتابة الخطابات الرسمية معالجة الموضوع مباشرة.
- أن تكون كتابة الخطابات الرسمية ذات صلة وموضوعية.
- يجب أن تكون كتابة الخطابات الرسمية كاملة وغير ناقصة
- يجب أن تكون كتابة الخطابات الرسمية مكتوبة بطريقة جميلة وبتنسيق جميل ومناسب، حتى لو كانت رسالة شكوى أو تظلم أو استرحام.
- أن تكون كتابة الخطاب الرسمي خالية من أي أخطاء نحوية أو إملائية.
أما بخصوص الرسائل والخطابات غير الرسمية فإنها تعد رسائل مكتوبة إلى شخص يمكن استخدامها لأسباب محددة مثل نقل رسالة أو أخبار، أو تقديم المشورة، أو تهنئة المستلم، أو طلب المعلومات، أو طرح الأسئلة، وما إلى ذلك.
كل هذا يندرج تحت اسم خطاب شخصي مكتوب إلى شخص يعرف المرسل، مثل الأصدقاء أو الأشقاء أو الوالدين أو الأقارب الآخرين، ولا يوجد تنسيق محدد لكتابة هذه الرسالة.
كما أنه عند كتابة خطاب غير رسمي، يمكن للمرء كتابته بطريقة ودية، باستخدام أسلوب شخصي أو عاطفي.
كما يمكن -أيضًا- استخدام المصطلحات العامية أو الرموز والاختصارات، اعتمادًا على معرفة المستلم.
طريقة كتابة خطاب رسمي
ليس هناك طريقة محددة لكتابة الرسائل الرسمية، على عكس كتابة الرسائل غير الرسمية، والتي لا تتبع تنسيقًا معينًا.
عادة ما تكتب الرسائل الرسمية بصيغة الغائب وتتضمن خطابات عمل وتستخدم ضمير المتكلم. في المقابل، تتم كتابة الخطابات غير الرسمية كمخاطب أول وثان وكضمير ثان وثالث.
كما تُستخدم كتابة الخطابات الرسمية لأصحاب الأعمال والتجار وأصحاب الشركات والمؤسسات والموردين والعملاء، والكليات أو المعاهد والمهنيين وما إلى ذلك.
في الجانب الآخر، نستخدم رسائل غير رسمية لكتابة رسائل إلى الأصدقاء والأقارب وما إلى ذلك.
كما أننا نستخدم الصوت غير المباشر عند كتابة الرسائل الرسمية، وبدلًا من ذلك نستخدم الصوت المباشر في الرسائل غير الرسمية.
الجمل التي نستخدمها لكتابة الحروف الرسمية طويلة ومعقدة على عكس الحروف غير الرسمية حيث نستخدم جملًا قصيرة وبسيطة وسهلة التفسير.
يجب أن تكون الرسالة الرسمية موجزة، ولا تتضمن نقاطًا لا علاقة لها بموضوع الرسالة، في حين أن الرسالة غير الرسمية يمكن أن تكون مختصرة أو جوهرية.
لا تتضمن الأشكال الرسمية المتضادات (لا، لا يمكنك) أو الاختصارات، ولكن بدلًا من ذلك استخدم جملًا كاملة. مقارنة بالمعلومات غير الرسمية، مع استخدام المتضادات والاختصارات والعبارات والأفعال الجميلة والمصطلحات العامية.
فن كتابة الخطابات الرسمية pdf
بسم الله الرحمن الرحيم
عنوان الخطاب الرسمي
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
معالي المدير/ ……………………………….
مدير الإدارة ……………
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته،،،، تحية طيبة وبعد
أبعث إليكم بخالص تحياتي وأرسل إليكم طلبي المتضمن “يجب ذكر الطلب أو موضوع الرسالة لأسباب وظروف تلزمني بذلك وهي (مع أسباب الطلب)”.
علمًا أني أنا أحد الموظفين تحت قيادتك وتوجيهك برقم وظيفي، مع مسمى وظيفي (هنا يتم كتابة المسمى الوظيفي)، منذ/… حتى الآن.
لذلك أرجو منكم التفضل بقبول الطلب أعلاه، مع خالص شكري وامتناني لكم.
والله ولي التوفيق والسداد
تم التعديل في …… الموافق…/ …./ ………
طالب وظيفة/
هوية الموظف/
رقم السجل المدني/
البريد الإلكتروني
التوقيع/
ومن أجل إتقان فن كتابة الخطابات الرسمية بمختلف أنواعها وأشكالها علينا معرفة أن هناك عدة خطوات يجب اتباعها عند كتابة الخطابات الرسمية، من أهمها:
- تحديد الأفكار الرئيسية، أي قصر محتوى الخطاب على فكرة واحدة أو فكرتين، لأن العديد من الدراسات تشير إلى أن الجمهور يحتفظ فقط بالنقاط الرئيسية للخطاب.
- تحسين أسلوب التحدث، عند التحضير لكتابة الكلام، إذ يجب استخدام أسلوب المحادثة، وليس المقال، لأن الجمهور لا يقرأ ما يكتبه المتحدث، بل يستمع إلى حديثه، ولتحسين أسلوبك في التحدث نقول لك: قسّم الجمل الطويلة إلى جمل لإبقائها بسيطة ومباشرة، علاوة على ذلك، تحدث بصوت عالٍ في الأماكن العامة.
- استخدم لغة بسيطة وتجنب القراءة فقط.
- اجعل محتوى الخطاب وَاقِعِيًّا:
- عند كتابة خطاب رسمي، يجب أن يكون المتحدث على دراية بالعديد من الإحصائيات والدراسات التي تشير إلى قضية ما، وإضافتها إلى محتوى عرضه التقديمي.
- استخدم طريقة حل المشكلات المقنعة، حيث، يساعد تقسيم الكلام إلى جزأين على زيادة مستوى تركيز الجمهور ووعيه. والخطاب مقسم على النحو التالي:
صِف المشكلة المركزية للخطاب على أنها مشكلة تحتاج إلى حل.
وحل المشكلة بالطرق العلمية المبنية على الإحصاء والحقائق العلمية، أو بإضافة مثال لشخصية بارزة لعبت دورًا رائدًا في مشاكل داكنة. - تحديد الغرض من الخطاب: قبل البدء في كتابة الخطاب، من الضروري معرفة ما إذا كان الخطاب ترفيهِيًّا أم مقنعًا أم إعلاميًّا، وبناء الخطاب على مقدمة، إلا إذا كان يجب أن يكون عرضًا تَقدِيمِيًّا أوَّلِيًّا.
- الخوض والشروع في الخطاب الرئيسي الذي يريد التحدث عنه بالتفصيل.
- اختتم الخطاب بتوجيه الشكر للجمهور، كما ذكر بإيجاز أهم النقاط، لأن الجمهور غالبًا ما يحتفظ بالكلمات الأخيرة من الخطاب.
اقرأ أيضًا: نموذج خطاب ضمان بنكي
طريقة كتابة خطاب رسمي للمدير
تعد كتابة خطاب رسمي إلى المدير نموذجًا مُهِمًّا يمكن للموظفين استخدامه، خاصة أنه وسيلة الاتصال الرسمية المستخدمة بين مدير الدائرة ومرؤوسيه.
فمن خلال الخطاب الرسمي يذكر فيه الموظف ما يريد أو يشتكي منه، والخطاب الإداري له طريقة في الكتابة، فهي ليست كالحروف الشخصية التي يتواصل بها الأفراد مع بعضهم البعض، بل يجب أن تكتب الرسالة باللغة الرسمية مغطاة بعبارات الاحترام، وهذا ما سنتعلمه من خلال الشرح.
خطوات كتابة خطاب رسمي للمدير على النحو التالي:
- تبدأ الرسالة بالبسملة، متبوعة بموضوع الرسالة، على سبيل المثال طلب إجازة، رسالة شكر، إلخ.
- والخطوة التالية هي أن تكتب التحية، السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
- ثم، في السطر التالي، اسم المسؤول مسبوقًا بلقبه.
- وفي السطر التالي في منتصف الصفحة اسم وظيفته والقسم الذي يرأسه.
- اكتب التحية التي نبدأ بها الخطاب، مثل “تحية طيبة وبعد”
- ثم ننتقل إلى الجزء الرئيسي من الخطاب وهو “المتن” وهو الموضوع الذي كُتبت الرسالة من أجله.
- يجب ألا تدخل في التفاصيل أو تُدرج عبارات خارج الموضوع.
- يجب ألا يحتوي الحرف على أي أخطاء إملائية أو نحوية ويجب كتابة علامات الترقيم بشكل صحيح.
- استخدم لغة واضحة ومباشرة ولا تستخدم التورية أو ما شابه ذلك.
- إذا كانت هناك أي مستندات تتعلق بالرسالة، فيجدر الإشارة إلى أنها مرفقة بالرسالة.
- بالإضافة إلى إنهاء الخطاب واختتامه بعبارات التحية المعتادة مثل: “ودمتم سالمين” و”لكم خالص شكري”.
- اكتب تاريخ كتابة الخطاب والاسم والتوقيع.
أهمية الخطابات الإدارية الرسمية
تعتبر عملية كتابة الخطابات الرسمية في الحياة المهنية والاجتماعية ذات أهمية كبيرة حيث إنها من أهم وسائل الاتصال، حيث تكمن أهميتها في الآتي:
تعتبر الرسائل من أهم وسائل الاتصال بين الوزارات والمؤسسات الخاصة، وكذلك على المستويين الفردي والمؤسسي.
الحروف تقصر المسافة والجهد بين مواقع الرسل المختلفين.
تصنف الخطابات على أنها مستندات قانونية يمكن الرجوع إليها عند الحاجة.
الرسائل الرسمية هي جزء من الإعلان، وخاصة الوسائل التجارية.
أنواع الخطابات الرسمية
تنقسم الرسائل الإدارية الرسمية إلى نوعين:
رسائل عمل
التي تستخدم لأغراض تجارية، وأهم ما يميزها هو الجانب الترويجي للمؤسسة، وتحتوي على الحرف في الأعلى.
يتضمن العنوان الذي يتم فيه تسجيل جميع المعلومات على مستوى المؤسسة من موقع الويب والاسم ورقم تسجيل النشاط التجاري ونوع العمل ورقم الهاتف وخطابات صندوق البريد وشعار الشركة والبريد الإلكتروني.
خطابات رسمية
وهي رسائل تتعلق بالجانب الوظيفي وتشمل الاستدعاءات والمقترحات والقرارات الإدارية والتعاميم العامة وغيرها.
وهناك أشياء يجب مراعاتها عند كتابة الرسائل الرسمية, و التي يجب وضعها في الاعتبار، بما في ذلك ما يلي:
- الوضوح والدقة في أفكار وكلمات الخطاب.
- مصداقية المعلومات المذكورة في الرسالة.
ابتعد عن الكلمات الأدبية والمفضلة والصور الشعرية واحترم الموضوعية. - الإيجاز بمعنى غير متحيز، وهو من أهم الأمور في الخصائص الوظيفية للكتابة.
- الأسلوب التصريحي المقنع والبعد عن المشاعر الشخصية.
- عند الرد على أي من الحروف والعناوين أعلاه، يجب أن يتم سرد الرسالة مع التاريخ والرقم والموضوع.
- يجب أن يؤخذ في الاعتبار تقسيم الأفكار وربطها وكذلك الانتقال إلى الفكرة الثانية بعد الأولى مباشرة.
- عند الرد على رسالة تحتوي على عدد من الأفكار، يجب تضمين الرد على جميع النقاط بالترتيب الذي تم استلامها به في الرسالة الأصلية.
مصطلح “الخطابات الإدارية الرسمية” يعني أي اتصال مكتوب يبدأ بتحية وينتهي بالتوقيع ويكون له طابع مهني.
ففي الماضي، كانت الرسائل التجارية تُرسل عن طريق البريد أو البريد السريع، على الرغم من أن الإنترنت يغير في سرعة طريقة تواصل الشركات.
مثال على خطاب الإدارة هو خطاب مبيعات تبدأ خطابات المبيعات النموذجية ببيان أقوى من أن يجذب اهتمام القارئ لأن الهدف هو حمل القارئ على فعل شيء ما.
فهو يشرح بالتفصيل فائدة القارئ في اتخاذ الإجراءات، ويتضمن معلومات لمساعدة القارئ على اتخاذ الإجراءات، ومحاولات تسهيل الأمور والإجراءات من أجل تحقيق الهدف المنشود.
كما أن أحد الخطابات الرسمية للإدارة هو الخطاب التنازلي، الذي ينتقل من الإدارة إلى الموظفين، ويحمل إما قرارًا أو رأيًا.
بالإضافة إلى الرسائل الرسمية، وهي الرسائل المرسلة من شركة إلى أخرى، ومن مؤسسة إلى مؤسسة أخرى، ولها عدة أسباب، حسب الغرض من كتابة الخطاب الرسمي.
متابعينا الكرام، وها نحن، نصل بحضرتكم، إلى نهاية مقالتنا: كتابة الخطابات الرسمية، والتي استعرضنا فيها جميع المعلومات حول هذا الموضوع، على أمل اللقاء بكم في مقالاتنا المستقبلية، التي تحمل على متنها العديد من المعلومات والمهارات.
للحصول على خدمات صياغة المعاريض الحصرية والرسائل والتقارير والبرقيات المختلفة، يمكنك طلب الخدمة مباشرة عن طريق الاتصال بنا عبر هذا الرقم: (0556663321)
