تعد كتابة الخطابات الرسمية أمرًا بالغ الأهمية في العصر الحديث.
ولذا نقدم لكم ملخصًا عن التجربة، وأهم أقوال الخبراء والمفكرين وقادة الفكر الإداري الحديث، ونجمع بين الإدارة والقانون للحديث عن كتابة الخطابات الرسمية.
من خلال حديثنا عن كتابة الخطابات الرسمية، سنقوم بتسليط الضوء على مجموعة متميزة من العناصر، ممثلة بكتابة الخطابات الرسمية.
وكتابة الرسائل الرسمية، وكيفية كتابة خطاب رسمي بطريقة صحيحة ومجدية، ومعرفة فن كتابة خطابات رسمية بتنسيق جميل وكيفية كتابة خطابات رسمية إدارية.
عزيزي المتابع، يمكنك الحصول على جميع الخدمات من خلال موقعنا (مواضيع) حيث نقدم لكم -عزيزي القارئ- أحدث الرسائل والطلبات النموذجية بأقل تكلفة وبأقل جهد وفي أقصر وقت.
للحصول على خدمة كتابة الخطابات الرسمية ومختلف أنواع الخطابات والطلبات، يمكنك طلب الخدمة مباشرة من خلال التواصل معنا على هذا الرقم: (0556663321)
جدول المحتويات
كتابة خطابات رسمية
عزيزي المتابع، إن العديد من الأفراد والمسؤولين يسعون جاهدين؛ ليتسنى لهم الحصول على طريقة كتابة الخطابات الرسمية بأسلوب نموذجي ورسمي، كون الرسائل الرسمية ذات أهمية كبيرة لهؤلاء الأشخاص.
وأهمية الرسائل الرسمية لا تقتصر على الأشخاص فقط، بل يشمل الموضوع جهات رسمية مختلفة، حيث يستخدم الخطاب الرسمي أيضًا بين السلطات المختلفة.
ويشهد مصطلح “الخطاب” ذاته على وجود لغة معينة يتم من خلالها التحدث إلى الجماهير والشعوب وأفراد المجتمع، من أجل إثبات المعلومات أو نفيها، وكذلك لتوعية الناس وتعبئتهم، حيث إن الكلام عنصر مهم، وأداة وطريقة جميلة للتأثير على الآخرين.
وإن الوقوف على كلمة “رسمية” وحدها تعد دليلًا على أن هذا الشيء ذو مكانة عالية، ومن هنا نستخلص بأن الخطاب الرسمي: هو عبارة عن مستند يحتوي على أمر أو إحاطة أو طلب أو شكوى من طرف يسمى “المرسل” إلى طرف آخر يسمى “المرسل إليه”.
طريقة كتابة خطابات رسمية
سابقًا تحدثنا في العنوان السابق عن نصائح وتوصيات وأشياء يجب مراعاتها لكتابة خطاب رسمي بالطريقة الصحيحة.
فيما يلي مثال على كتابة خطابات رسمية:
اليوم:…
التاريخ:…/…/… ه
الموافق:…/…/… م
الرقم المرجعي:…
بسم الله الرحمن الرحيم
إلى الرئيس الفخري لجمعية العون الخيرية.
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
نسأل الله لكم العون والبركة والتوفيق والسداد وبعد:
أنا المدعو/ ……… ، لدي الجنسية:…….، رقم الهوية:…….، رقم الهاتف:…….، العنوان:…….
أمر الله -سبحانه وتعالى- نافذ على كل شيء، لقد قدّر الله على زوجتي فتعرضت لحادث مروري مؤسف، وهي الآن في المستشفى وتخضع لعملية جراحية. هذا الأمر الذي جئتكم من أجله طالبًا منكم الدعاء -أولًا- ثم العون والمساعدة من كرم وجود وعطاء أياديكم البيضاء، وجزاكم الله خير الجزاء.
تفضلوا بقبول خالص شكري وتقديري.
مرسل الخطاب:…
التوقيع:…
هناك مجموعة من النصائح والإرشادات المهمة التي يجب أخذها في الاعتبار، وهي ملخصة للمعرفة واكتساب لخبرة العملية، وهذه النصائح هي كما يلي:
النصيحة الأولى:
حدد هدفًا لخطابك
عزيزي المتابع، الخطاب الذي لا يسعى لتحقيق هدف واضح هو لا يخرج عن كونه كلامًا لا قيمة له، وهو في الحقيقة لا يسمى كلامًا.
النصيحة الثانية:
اجعل الخطاب قصيرًا
أثناء كتابة خطابات رسمية يجب أن تكون مختصرة، ولا يجب كتابة الخطابات الطويلة، لأن الخطاب الرسمي يقدم للجهات الرسمية. ويكون مسؤولو هذه الهيئات مشغولين بالمهام، وأشياء أخرى. وطول الخطاب يجعله يبدو وكأنه تقريرًا وليس خطابًا رسميًّا كما تريد تسميته.
النصيحة الثالثة:
كتابة الخطاب باللغة العربية البسيطة
عند كتابة الرسائل والخطابات الرسمية، يجب كتابتها باللغة العربية الفصحى البسيطة، واستخدام المفردات بشكل صحيح وبليغ، وكتابة الكلمات الرنانة والجميلة، وتجنب الكلمات غير المفهومة، وكذلك تجنب الأخطاء اللغوية والنحوية والإملائية أو التقليل منها.
النصيحة الرابعة:
أظهر تقديرك واحترامك
عزيزي القارئ، يستوجب عليك كتابة عبارات وكلمات تدل على الاحترام والتقدير الكبير للهيئة الرسمية، وتجنب المفردات الركيكة والضعيفة.
النصيحة الخامسة:
استخدام الألقاب الرسمية
يجب كتابة العناوين الرسمية لإظهار المستوى العالي الذي يحتله الطرف الذي سيقرأ الخطاب الرسمي. إذ يمكنك -عزيزي القارئ- كتابة هذه العناوين الرسمية على النحو التالي:
المثال الأول: سيدي سمو الأمير/ محمد بن سلمان بن عبد العزيز -حفظك الله ورعاك.
المثال الثاني: إلى مدير عام شركة…… المكرم.
المثال الثالث: إلى رئيس مجلس إدارة شركة…….. المحترم
النصيحة السادسة:
استخدام الحاسب الآلي أثناء الكتابة
عند كتابة خطابات رسمية، يستوجب عليك كتابتها على جهاز كمبيوتر، بحيث تكون الرسالة الرسمية واضحة ومفهومة.
كيفية كتابة خطابات رسمية
إن الكثير من الأشخاص والجهات الرسمية يتساءلون عن كيفية كتابة خطابات رسمية بالطريقة الصحيحة، والأسلوب المقنع، وعن أهم الخطوات التي يجب اتباعها أثناء كتابة الرسائل الرسمية، وبناء على ذلك، نستعرض لكم خطوات كتابة الخطاب الرسمي، وهي كالتالي:
- البدء بكتابة اليوم، والتاريخ الهجري، والتاريخ الميلادي، وعبارة البسملة وهي “بسم الله الرحمن الرحيم” في مقدمة الخطاب الرسمي.
- الحرص علي توجيه الخطاب الرسمي للجهة المعنية، وهذا ما تمت الإشارة إليه في النقطة الخامسة من العنوان السابق وهو استخدام الألقاب الرسمية لتحديد اسم الجهة الرسمية التي سيتم تقديم الخطاب إليها.
- كتابة التحية الطيبة والسلام على الطرف الذي سيتلقى الخطاب الرسمي. وأجمل شكل من أشكال التحية من المسؤول هو “السلام عليكم ورحمة الله وبركاته” وهي تحية الإسلام والمسلمين، ثم تكتب كلمة “تحية طيبة وبعد:” ومثال على ذلك: “السلام عليكم ورحمة الله وبركاته،، تحية طيبة وبعد:”
- اكتب عنوانًا جذابًا للخطاب الرسمي، والذي يتجسد حول الغرض الرئيسي من الرسالة بطريقة احترافية، ويجب أن يكون عنوانًا قصيرًا وواضحًا.
- احرص على كتابة مقدمة قصيرة لا تزيد على ثلاثين كلمة، مشيدًا بالدور الفعال الذي يلعبه الطرف الذي سيتم توجيه الخطاب إليه.
- اكتب بيانات ومعلومات الطرف الذي سيرسل إليه الخطاب الرسمي.
- الشروع في شرح مضمون ومحتوى الخطاب الرسمي، وتحديد أهمية الخطاب الذي تتحدث عنه، وبيان نتائج هذا الخطاب.
- الحرص-الكبير- على كتابة خاتمة قصيرة لا تزيد على ثلاثين كلمة تطلب فيها تنفيذ ما ورد في الخطاب الرسمي بأسلوب مقنع وجميل في منتهى الروعة والأدب.
- الإعراب عن الشكر والتقدير والثناء للجهة التي سيُرسل إليها الخطاب الرسمي.
- لا تنس إرفاق الخطاب الرسمي وتذييله بكتابة الاسم ورقم الهوية الوطنية، ورقم الهاتف المحمول، والتوقيع.
- وإذا كان لديك “ختم” رسمي خاص بك، فيجب إرفاق الخطاب بالختم أيضًا.
كتابة خطابات ادارية
إن كتابة خطابات رسمية بحد ذاتها فن من الفنون ومهارة مهمة يجب إتقانها وممارستها بشكل فعال، كونها من أهم وسائل التواصل الإدارية القديمة والحديثة، والتي لا تزال موجودة حتى اليوم.
أثناء كتابة الخطاب الرسمي، يجب أن يكون تصميم الخطاب جميلًا وأنيقًا، بالإضافة إلى وضع شعار الهيئة في الوثيقة الرسمية، وخاصة ما يسمى (بالإكليشة)، مما يجعل الخطاب رسميًّا.
ومن بين الأمور الفنية التي يجب العمل عليها، لصق الخطاب بختم الطرف الذي يمثله الخطاب الرسمي، وتوقيع الخطاب وكتابة الرقم المرجعي لهذه الرسالة.
وأيضًا كتابة الخطاب الرسمي بلغة ذات مستوى عالٍ في فصاحتها وعباراتها وجاذبيتها، بحيث يظهر الخطاب قويًا وله تأثير على القارئ، بما يضمن تحقيق الغرض من كتابته، وبالتالي إن التعدد في المطالب الواردة في الخطاب الواحد تفقده جاذبيته.
وهنا -عزيزي القارئ- نموذج جاهز للاستخدام يوضح طريقة كتابة خطابات رسمية، وهي كما يلي:
اليوم:…
التاريخ:…/…/… ه
الموافق:…/…/… م
بسم الله الرحمن الرحيم
السيد رئيس مجلس الإدارة المحترم
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته،، تحية طيبة وبعد:
الموضوع: خطاب طلب الوظيفة
المدير المحترم:
أنا السيد:……. وأحمل الجنسية:……، رقم الهوية الوطنية:…….، المسمى الوظيفي:………، الشهادة الجامعية:………، التخصص:………..، رقم الهاتف:……..، العنوان:…….
أقدم لكم خطاب طلب توظيف في شركتكم الرائدة في الشرق الأوسط لمنصب مدير الفرع.
لأني لدي خبرة في هذا الجانب، ولدي شهادة جامعية عليا في هذا التخصص، وسأكون عند حسن ظنكم وسأبذل قصارى جهدي لتطوير العمل في الشركة.
ولكم مني حسن الدعاء وخالص الشكر والتقدير.
مقدم الخطاب/
رقم الهاتف المحمول/
البريد الإلكتروني/
التوقيع/
خدمات كتابة خطابات ادارية
تعد طريقة كتابة خطابات رسمية من الأمور التي يحتاجها الكثير من الناس في حياتهم اليومية، والتي منها -على سبيل المثال لا الحصر- كتابة خطابات رسمية إدارية.
ككتابة معروض أو خطاب إداري إلى مدير أعمال أو مدير بنك أو مدير مدرسة… إلخ، وفيما يلي نعرّفك على أسرار كتابة خطابات رسمية بطريقة بليغة ومؤثرة باتباع الخطوات التالية:
- الخطوة الأولى: كتابة اسم الجهة، واليوم، والتاريخ، وجملة “بسم الله الرحمن الرحيم” في بداية الخطاب الرسمي.
- الخطوة الثانية: توجيه الخطاب إلى المدير، حيث تلفت من خلاله اهتمام، ونظر المدير في موضوع الخطاب.
- الخطوة الثالثة: إلقاء التحية الإدارية على المدير، وتسمى جملة التحية، وهي “تحية طيبة، وبعد”.
- الخطوة الرابعة: كتابة عنوان الخطاب الرسمي الذي سيتم تقديمه إلى المدير.
- الخطوة الخامسة: كتابة بيانات، ومعلومات الشخص مقدم الخطاب الرسمي للمدير، والذي تعنيه النتيجة المترتبة على الخطاب الرسمي.
- الخطوة السادسة: شرح مضمون، ومحتوى الخطاب الرسمي، والغرض الذي ترغب في تحقيقه من خلال استجابة المدير للخطاب الرسمي.
- الخطوة السابعة: كتابة خاتمة قصيرة تؤكد بها ضرورة وأهمية الخطاب، وترجو من المدير الاستجابة للخطاب.
- الخطوة الثامنة: كتابة جملة تقدير، وثناء للمدير الذي سيتم تقديم الخطاب إليه.
- الخطوة التاسعة: تذييل الخطاب الرسمي باسم، وتوقيع مقدم الخطاب.
- الخطوة العاشرة: وضع الخطاب الرسمي في ظرف، وتغليفه، ثم تقديمه إلى المدير.
إليكم نموذج تطبيقي يوضح خطابًا رسميًا للمدير، وهو كالآتي:
اليوم:…
بسم الله الرحمن الرحيم
إلى سعادة من يهمه الأمر
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته،، تحية طيبة وبعد:
الموضوع: قرار فصل
الاسم:…، الجنسية:…، رقم الهوية الوطنية:…، المسمى الوظيفي:…، رقم الوظيفة:….، تاريخ التعيين:…..، الهاتف:……، العنوان:……
بالإشارة إلى الموضوع أعلاه، وبالنظر إلى المخالفة التي ارتكبها الموظف في يوم:… الموافق:…/…/… ، الوقت:…، حيث اعتدى الموظف على الموظفين في مقر العمل بالدائرة، اعتدى عليهم لفظيًّا وجسديًّا وتدخل رجال الأمن واعتقلوا الموظف بشكل مباشر.
واستنادًا على المادة رقم… في لائحة الجزاءات وبعد أن كرر الموظف هذه المخالفة ثلاث مرات متتالية (مرفق المخالفات السابقة).
وبناء على ذلك، تم إنهاء خدماته وطي قيده، والله ولي التوفيق.
نسخة مع التحية لمدير الموارد البشرية.
نسخة مع التحية المدير شؤون الموظفين
نسخة مع التحية لمدير الشؤون المالية
رئيس مجلس الإدارة
التوقيع:…
ختم الجهة:…
وبهذه الطريقة نكون قد وصلنا إلى نهاية حديثنا حول كتابة خطابات رسمية، وشرحنا من خلال هذا المقال طريقة كتابة الخطابات الرسمية.
وملخص النصائح والتعليمات التي يجب اتباعها عند كتابة خطابات رسمية فعالة، والتعرف على مهارات وفنون كتابة خطابات رسمية بأسلوب بليغ وأنيق.
للحصول على خدمة كتابة الخطابات الرسمية ومختلف أنواع الخطابات والطلبات، يمكنك طلب الخدمة مباشرة من خلال التواصل معنا على هذا الرقم: (0556663321).
