يلجأ العديد من التجار والمستثمرين إلى إيجاد خطاب عرض سعر مناسب للمنتجات التي يبيعونها؛ من أجل تقديم عرض أسعار لجميع المنتجات التي يرغب العميل في شرائها، ولهذا سنتحدث في هذه المقالة عن خطاب عرض سعر بأسلوب رائع وحديث.
من خلال هذا المقال سنسلط الضوء على مجموعة من الموضوعات الفرعية المتعلقة بطريقة إعداد وإنشاء خطاب عرض سعر مقنع وأهم الشروط الواجب توافرها في خطاب عرض السعر.
وللحصول على خدمة كتابة خطاب عرض سعر، ومختلف أنواع الخطابات والطلبات والشكاوى، يمكنك طلب الخدمة مباشرة من خلال التواصل معنا عبر تطبيق واتس آب على هذا الرقم: (0556663321)
جدول المحتويات
خطاب عرض سعر
خطاب عرض سعر هو مستند يقدمه البائع إلى الطرف الثاني “المشتري”، بناءً على طلب المشتري للحصول على خدمة أو منتج من البائع، والتي تشمل تفاصيل المنتج أو الخدمة المطلوبة وتكلفتها وكل ما يتعلق بها مع إمكانية توفير بيانات توضيحية أخرى؛ حيث إن خطاب عرض سعر يُعلم المشتري المحتمل بتكلفة المنتج أو الخدمة التي سيحصل عليها من البائع قبل الالتزام بالشراء.
تقديم عرض سعر
عادةً ما يكون خطاب عرض الأسعار غير ملزم قانونًا، ولكن الالتزام يكون بموجب الفاتورة، نظرًا لوجود أسعار تقريبية وشروط وأحكام معينة بينك وبين العميل. بمجرد قبول العميل للعرض، يمكنك تحويله إلى فاتورة بنقرة واحدة، واتباع الخطوات لإرسال الفاتورة، وتتبع مدفوعات العميل.
لدى العديد من المستثمرين ورجال الأعمال والتجار نموذج جاهز للاستخدام يوضح أسعار المنتجات التي يتطلع العملاء لشرائها، حيث يكون خطاب عرض سعر بمثابة دليل مصغر للعملاء لمساعدتهم على اتخاذ قرار الشراء.
عرض السعر للشركات
عزيزي القارئ، يمكن تعريف خطاب عرض سعر على أنه جدول تفصيلي يوضح اسم المنتج أو الخدمة، وأمام كل منتج أو خدمة يرغب العميل في الحصول على سعره الخاص، ويتميز خطاب عرض سعر بما يلي:
أولًا: تقدير تكاليف المشروع
يساعد تصميم خطاب عرض سعر الجاهز للاستخدام في توضيح عرض أسعار المنتجات في عملية تقدير تكاليف المشروع الذي يتعين عليه توريد وشراء هذه المواد أو المنتجات، حيث يتم إجراء دراسة تفصيلية للاحتياجات، ثم يتم تحديد تكلفة الاحتياجات من خلال نموذج طلب عرض أسعار.
ثانيًا: احترام مبدأ الشفافية
يتميز خطاب عرض سعر بإدراك مبدأ الشفافية بين البائع والمشتري، ليتمكن العميل من الشراء بأقل سعر، وبالنوعية المطلوبة.
ثالثًا: إرضاء العميل
إن تصميم عرض أسعار يجعل العملاء يشعرون بالرضا تجاه البائع، مما يبني ثقة العملاء؛ ويجعلهم يفضلون التعامل مع هذا البائع على غيره خاصة عندما لا يكون هناك تلاعب في الأسعار من البائع.
رابعًا: مساعدة العملاء على اتخاذ القرارات
عندما يرغب العميل في شراء منتج معين أو تنفيذ مشروع، فإن معرفة الأسعار بشكل صحيح يؤدي به إلى اتخاذ القرار الصحيح بعد مقارنة البدائل المتاحة، والبدائل هنا تعني أسعار أكثر من بائع.
أنواع خطابات عرض السعر
هناك أنواع محددة ومعروفة من نماذج عرض الأسعار، ولكل نموذج من هذه النماذج خصائص وصفات محددة، وإن أنواع خطابات عرض السعر على النحو التالي:
-
أولًا: نموذج عرض أسعار عمل
يشبه هذا النوع من النموذج فاتورة المبيعات، لأن هذا النوع من النموذج يحتوي على أسماء الأصناف التي يرغب العميل في شرائها، ولكل صنف سعر الوحدة، مع عمود مخصص لإجمالي كل العناصر المطلوبة.
-
ثانيًا: نموذج طلب شراء
يتضمن هذا النوع من النماذج جميع أسعار العناصر التي يرغب العميل في شرائها؛ من أجل الرجوع إليها، ويمكن للعميل تقديم طلب شراء، وفي ضوء ذلك، يقدم البائع العناصر الواردة في خطاب طلب الشراء وفقًا لعرض الأسعار المقترح، والذي تم تقديمه إلى العميل، ويتم عرض سعر العناصر فقط، ولا يوجد سعر إجمالي بموجب هذا النموذج.
-
ثالثا: استمارة طلب عرض أسعار
تم تصميم هذا النموذج من قبل المشتري ويشكل طلبًا يرسله المشتري إلى البائع؛ لغرض الحصول على أسعار لمجموعة الأصناف التي يرغب المشتري في شرائها والمحددة في خطاب عرض الأسعار.
نموذج صيغة عرض سعر
تحدثنا سابقًا عن نموذج طلب عرض أسعار، وقلنا إن هذا النوع من النماذج هو طلب رسمي يقدمه المشتري إلى البائع، حيث يتضمن الطلب صنفًا، أو مجموعة من الأصناف التي يرغب العميل في شرائها، والعميل يريد معرفة أسعار تلك العناصر التي يحتاجها.
نجد الكثير من المستثمرين والتجار ورجال الأعمال يبحثون عن خطوات بسيطة وصحيحة لكتابة خطاب عرض سعر بشكل صحيح، حيث يمكننا اتباع الخطوات التالية أثناء كتابة عرض السعر وهي كالتالي:
- اكتب اليوم الهجري والميلادي والتاريخ ورقم الطلب وعبارة “بسم الله الرحمن الرحيم” في بداية استمارة خطاب عرض سعر
- إرسال خطاب عرض سعر إلى الجهة المختصة المكلفة بدراسة الطلب والرد عليه ومتابعته مثل مدير المبيعات أو مدير الفرع.
- كتابة التحية للجهة التي سيتم تقديم خطاب طلب عرض سعر إليها وهي “السلام عليكم ورحمة الله وبركاته”، تليها مباشرة كلمة “تحية وبعد”.
- اكتب عنوان خطاب طلب عرض الأسعار، حيث سيكون العنوان هو طلب عرض الأسعار.
- إدخال تفاصيل السلعة التي ترغب في شرائها، والتي ستظهر في خطاب عرض سعر.
- كتابة بيانات الكمية المراد شرائها، أي اسم المنتج والكمية والمواصفات المطلوبة.
- كتابة خاتمة مع جانب الشكر والتقدير والتمنيات بدوام التوفيق والسداد.
- كتابة اسم مدير المشتريات وتوقيعه في خطاب عرض الأسعار.
نموذج خطاب عرض سعر مقاولات
عزيزي القارئ الكريم يمكن تعريف خطاب عرض سعر المقاولات كأحد المستندات القابلة للتحرير من قبل المقاول، حيث يحتوي على أسعار جميع الأصناف التي سيتم بيعها، ويتضمن تفصيلًا لأسعار الأصناف المعروضة، والخصومات المتعلقة بهذه الأصناف، والفوائد المطلوبة وتاريخ تنفيذها.
وتجدر الإشارة إلى أنه تتم صياغة خطاب طلب تقدير إدارة المشروع وإرساله إلى أشخاص معروفين بأنهم عملاء لهذا المقاول أو هذه الشركة، وأحيانًا بناءً على طلب العميل نفسه.
يجب الاهتمام بهذه المستندات أو الملفات، لأنها تشكل رابطًا رئيسِيًّا بين صاحب المشروع والعميل، ومن خلالها يتم توفير جميع المعلومات التي يحتاجها العميل من بداية علاقته مع رائد الأعمال حتى آخر الشؤون بينهما، وهذا يعزز الثقة الكبيرة بين الطرفين، وبالتالي، يمكن للباحث معرفة كيفية قيام البائع أو المقاول بإدخال البيانات ومعلومات الأسعار وملء النماذج وإرسالها إلى العملاء.
هناك مكونات أساسية يجب أن تكون متوفرة في خطاب عرض سعر مقاولات، وهي كالتالي:
- اكتب اسم الشركة أو البائع أو المورد.
- كتابة معلومات الاتصال بالشكل الصحيح لتسهيل التواصل بين العميل والشركة.
- يجب تدوين اليوم والتاريخ الذي تم فيه تحرير الاستمارة.
- صياغة تفاصيل كاملة للسلع والخدمات المقدمة.
- صياغة العروض والخصومات المتاحة.
- اكتب طرق الدفع والشروط الأساسية لها.
- كتابة التكاليف الإضافية.
- صياغة شروط وتاريخ تسليم البضاعة.
اقرأ أيضًا: تعرف على أفضل نموذج عرض سعر
مقدمة عرض سعر
عزيزي القارئ، كانت هذه أهم الأساسيات في كتابة خطاب عرض سعر المقاولات، لأن مجالات استخدام عرض أسعار المقاولات متعددة، بما في ذلك ما يتم توفيره للمشتري قبل طلب وشراء السلع والخدمات؛ حتى يعرفوا تكلفة ما سيتم شراؤه، ويتمكنون من إعداد ميزانية مناسبة للبضائع المشتراة، وهذا يساعد العميل على تقديم دراسة أفضل للعروض المتاحة واختيار أفضل العروض من حيث السعر، والمواصفات والجودة والخدمات المتوفرة.
عزيزي المتابع الكريم، إذا كنت ترغب في القيام بإعداد وكتابة خطاب عرض سعر مخصص، يمكنك هنا كتابة هذا النموذج في بضع خطوات سهلة ميسرة، وهي كالتالي:
- عليك في البداية اختيار طريقة الدفع والعملة والعميل.
- اختيار أيقونة “بريد” إذا كنت تريد أن يعرض العميل عرض الأسعار إلكترونيًّا، أو “طباعة” إذا لم يكن للعميل حضور عبر الإنترنت.
- بجانب ذلك، عليك القيام بتحديد. العملة بالنقر فوق علامة العملة لتغيير عملة التسعير.
- كما يمكنك الحرص على طريقة تحديد العميل، ويتم ذلك عن طريق الاختيار من القائمة المنسدلة أو عن طريق إنشاء عميل جديد.
- الحرص -أيضًا- على القيام بتحرير رقم المزاد وتاريخه.
- ثم يستوجب عليك القيام بعملية إدخال معلومات المنتج أو الخدمة.
- ثم القيام بكتابة اسم المنتجات أو الخدمات التي تقدمها.
- ثم القيام -أيضًا- بكتابة كل تفاصيل المنتج، وإذا كنت تريد استخدام حقل لوصف المنتج (العنصر فقط)، يستوجب عليك أن تترك هذا الحقل فارغًا ولن يظهر في عرض الأسعار.
- ثم القيام بتحديد سعر الوحدة بإدخال سعر المنتج.
- ثم بعد ذلك القيام بعملية تحديد كمية المنتجات المباعة.
- ثم نعمل على إضافة صف جديد لإضافة المزيد من المنتجات.
- بفضل زر “خيارات أخرى” يمكنك إضافة خيارات إضافية أخرى.
- نعمل على إضافة كبار المنافسين في المنتج، نحرص على وضع بيانات الشحن.
- القيام بإنشاء حقل فارغ لتدوين الملاحظات، حيث يمكنك إضافة المزيد من المعلومات مثل تفاصيل الشحن والتسليم أو طريقة الدفع أو أي تفاصيل تتعلق بالمنتجات أو عملك.
- بعد أن نكمل -عزيزي المتابع- كتابة خطاب عرض سعر، إذا قمت بالضغط خيار “البريد” في مربع “الطريقة”، فستتمكن من إرسال عرض الأسعار إلى عميلك من خلال الضغط على “حفظ وإرسال”.
- لحفظ عرض الأسعار دون إرساله إلى العميل، يستوجب عليك الضغط على “حفظ كمسودة” أو “حفظ دون إرسال”.
- وإذا كنت ترغب في إرسال عرض الأسعار إلى العميل برسالة بريد إلكتروني معدلة، يستوجب عليك الضغط على “إرسال مع تحرير البريد الإلكتروني”؛ حيث سيحفظ هذا الخيار عرض الأسعار ثم يعيد توجيهك إلى صفحة البريد الإلكتروني حيث يمكنك تعديل العنوان والمحتوى ومستلمي الرسالة.
أما إذا تمت عملية اختيار “طباعة” في مربع “الطريقة”، يمكنك حفظ أو طباعة عرض الأسعار لإرساله مباشرة إلى عميلك.
عندما يرغب المقاول أو الشركة في إنشاء خطاب عرض سعر، يجب اتباع بعض المبادئ الرئيسية التي تجعل النموذج مناسبًا وصحيحًا، وهي:
- يجب كتابة نموذج طلب عرض أسعار المقاولات بكفاءة تفي باحتياجات العميل وطموحه، وتبين له قيمة الشيء المراد شرائه.
- كتابة تاريخ الإصدار وكتابته بوضوح عبر نموذج طلب عرض الأسعار المقدم.
- لا تكتب معلومات غير ضرورية في النموذج.
- كتابة محتوى النموذج بطريقة لغوية أنيقة وبسيطة بحيث يسهل على العميل فهم المحتوى.
- عدم كتابة جمل غامضة وغير واضحة في نموذج عرض الأسعار، والتي تمنع العميل من فهم النموذج بشكل صحيح.
- على صاحب العمل أو صاحب المشروع متابعة العملاء والعناية بهم.
بهذه الطريقة، وصلنا إلى نهاية حديثنا حول خطاب عرض سعر حيث تعاملنا مع العديد من العناصر المنفصلة، ممثلة في كتابة نموذج عرض الأسعار باللغة العربية، وغيرها من العناوين الفرعية التي تتعلق بهذا الخصوص.
وللحصول على خدمة كتابة خطاب عرض سعر، ومختلف أنواع الخطابات والطلبات والشكاوى، يمكنك طلب الخدمة مباشرة من خلال التواصل معنا عبر تطبيق واتس آب على هذا الرقم: (0556663321)
